Trong thời đại công nghệ hiện nay, để có thể làm tốt nhiệm vụ kế toán, việc học kỹ năng excel là điều vô cùng thiết yếu. Nó đã trở thành một thao tác tất yếu mà ai cũng cần phải thành thạo. Kỹ năng càng tốt thì công việc sẽ trở nên đơn giản và làm việc nhanh chóng hơn.
Khởi đầu 2022 bằng 5 quyển sách tạo động lực sau
Xu hướng thiết kế đồ họa với khóa học Figma từ thầy Nhân
Bí quyết sống hạnh phúc mỗi ngày với Yoga Sivananda
Kế toán Excel đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quy trình làm việc của một kế toán.
1. Excel trong kế toán là làm gì?
Excel giúp kế toán thực hiện công việc một cách chính xác và dễ dàng hơn so với các cách tính và tổng hợp thủ công khác. Phần mềm này cũng giúp chúng ta sao chép các phép tính từ một bảng dữ liệu này sang bảng dữ liệu khác.
Vì vậy mà Excel được nhiều công ty lựa chọn như một công cụ hỗ trợ hiệu quả, ít tốn kém so với thuê nhiều nhân viên kế toán làm các thao tác thủ công, hay bỏ tiền mua phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Chính vì thế mà Excel đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu suất của các hoạt động và thống kê tài chính của bất kỳ công ty nào.
Các thuật toán do Excel cung cấp giúp bạn dễ dàng thực hiện các công việc kế toán một cách đơn giản. Ví dụ như việc thu thập và lưu giữ thông tin, kiểm tra đối chiếu, tính và tổng hợp các số liệu, thiết lập sổ sách, chứng từ hoặc các báo cáo cần thiết khác…
Hệ thống thông tin ngày nay đã dần được dữ liệu hóa trên các văn bản máy tính. Chính vì vậy mà phần mềm Excel trong công việc kế toán càng trở nên quan trọng, phố biến. Khóa học kế toán Excel là giải pháp tối ưu cho những ai đang gặp vấn đề không biết cách sử dụng Excel trong kế toán. Bạn sẽ được đào tạo bài bản và có thể vận dụng được ngay sau khóa học.
Kế toán Excel giúp nâng cao hiệu suất công việc.
2. Tại sao học kế toán nên biết Excel?
Đây là một câu hỏi rất khó để trả lời đối với những bạn mới ra trường ít kinh nghiệm, chỉ quen sử dụng với phần mềm kế toán và việc học kỹ năng Excel vẫn còn xa lạ. Cũng không thể nói rằng phần mềm kế toán không hữu ích. Thật chất phần mềm kế toán cũng hay, rất dễ sử dụng và không mấy phức tạp.
2.1. Những bất cập về phần mềm kế toán
Đối với những người không học chuyên ngành kế toán nhưng được chỉ dẫn thì vẫn có thể làm kế toán trên phần mềm. Đây là điểm mạnh và cũng là điểm yếu của phần mềm kế toán sử dụng cho công việc kế toán. Vì phần mềm được thiết kế để tối giản các thao tác, người dùng chỉ cần nhập dữ liệu và không cần bận tâm về việc chuyển dữ liệu sang sổ sách, báo cáo, v.v. Chỉ quan tâm đến vấn đề nhập chính xác số liệu.
Thật tế, nhiều người rất giỏi phần mềm kế toán nhưng họ chỉ giỏi những phần việc được giao. Ví dụ một kế toán tài chính chỉ giỏi các việc hạch toán sổ sách liên quan đến các hoạt động kinh tế. Họ có thể nhanh chóng nhập chứng từ và kiểm tra chứng từ đã đúng chưa. Nhưng họ không thể biết được dữ liệu gì ngoài sổ quỹ, sổ chi tiết.
Một vấn đề nữa được đặt ra, nếu người đó được phân công làm kế toán tài sản tạm thời thì sẽ để người khác hướng dẫn và mất rất lâu mới nắm được các bước thực hiện, cũng như hiểu được khi mua thêm tài sản hay thanh lý cần phải làm gì, cập nhật ở đâu. Nếu cảm thấy đây là trở ngại và muốn học thêm về Excel nhưng bận đi làm, hãy lựa chọn phương pháp học online Excel sẽ không làm gián đoạn công việc của bạn.
Mặc dù phần mềm kế toán dễ thao tác nhưng vẫn còn nhiều hạn chế so với Excel.
2.2. Quản lý công việc, sổ sách hiệu quả
Học kế toán nên biết Excel vì bạn sẽ biết cách vận dụng hàm Excel để quản lý tệp sổ sách kế toán với hàng chục trang tính. Bạn nên lựa chọn các phương pháp học Excel phù hợp với mình ngay từ ban đầu. Nếu có thể tự thiết lập được tệp kế toán Excel, bạn sẽ vượt trội hơn ứng cử viên khác khi đi phỏng vấn với trình độ Excel của mình.
Nếu bạn lựa chọn và tìm hiểu về khóa học kế toán trên Excel, bạn sẽ hiểu được cách thiết lập hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo tài chính công ty. Sổ kế toán Excel sẽ giúp bạn điều chỉnh, thêm bớt chỉ tiêu hoặc thay đổi biểu mẫu cho mỗi loại hình quy mô doanh nghiệp khác nhau.
Khác với việc sử dụng phần mềm kế toán, bạn chỉ việc nhập chứng từ và dữ liệu sẽ tự động chạy số liệu trên các báo cáo, kế toán chỉ cần chọn sổ hoặc báo cáo muốn in là xong. Có thế thấy học kỹ năng Excel sẽ bổ trợ rất nhiều cho các nhân viên kế toán trong việc xử lý số liệu.
Kế toán Excel được sử dụng rộng rãi với nhiều tính năng tiện ích.
3. Một số tips xử lý hiệu quả bằng excel trong kế toán
3.1. Sử dụng F9 cho các phép tính tạm thời
Nếu bạn đang tạo một trang tính có chứa các công thức quá dài để có thể xem kết quả ngay lập tức, hãy chọn một phần công thức trong thanh công thức bằng cách kéo trỏ, sau đó nhấn F9. Ngay lập tức kết quả của công thức con trong chuỗi công thức sẽ xuất hiện trên màn hình.
Và điều quan trọng nhất là đừng nhấn Enter vì một phần công thức sẽ mất. Để đảm bảo bạn phải nhấn phím ESC. Và nếu như bạn lỡ nhấn Enter, hãy nhấn tổ hợp Ctrl + Z để hoàn tác các thay đổi của bạn.
3.2. Tìm kiếm nhanh các ô chứa công thức
Để nhanh chóng tìm ra vị trí các ô chứa công thức trong trang tính, hãy mở Menu Edit và chọn Go To. Hộp thoại sẽ xuất hiện, sau đó chọn Special Formulas và nhấn OK. Ô chứa công thức sẽ được chọn. Nhấn vào Formulas trong hộp thoại Go To và chọn ô chứa công thức.
Nắm được các công thức Excel là một thế mạnh của nhân viên kế toán.
3.3. Dùng Advanced Filter
Khi tạo danh sách trong Microsoft Excel và muốn sao chép dữ liệu tới trang tính khác, hãy dùng lệnh Advanced Filter. Để sử dụng hãy nhấn vào Menu Dat và chọn Filter, nhấn Advanced Filter, sau đó làm theo hướng dẫn.
3.4. Tham chiếu hàm trong Excel
Để tham chiếu các hàm hãy nhấn tổ hợp Shift + F3, Excel sẽ hiển thị một hộp thoại với tất cả các hàm ứng dụng và sẽ hướng dẫn cú pháp cụ thể từng hàm khi đưa con trỏ vào hàm cần tham chiếu. Đây cũng được coi là cách nhanh chóng để nhập công thức không cần bấm tất cả cú pháp.
3.5. Điền dữ liệu nhanh chóng với các ô giống nhau
Khi nhấn hai lần chuột vào góc dưới bên phải của ô để hiển thị con trỏ hình dấu cộng, một loạt dữ liệu giống với ô ban đầu sẽ được tạo trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ khi bạn nhập dữ liệu vào các ô B1: B20, nhập công thức hay văn bản vào ô C1. Bấm hai lần chuột vào góc dưới ô C1, Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu vào cột từ ô C1 đến C20.
Những thủ thuật Excel giúp công việc kế toán trở nên dễ dàng.
3.6. Cân đối dữ liệu trong trang
Excel thường cố gắng đưa ra nhiều dữ nhất có thể trong một trang, nhưng bạn vẫn có thể tăng hoặc giảm dữ liệu trong trang tính bằng cách thay đổi Adjust To % Normal Size. Hoặc sử dụng tùy chọn Fit To Pages để nén dữ liệu lấp đầy số trang riêng biệt. Chỉ cần chọn File Page Setup và thử nghiệm hai tùy chọn này bằng cách thay đổi thiết lập trang và nhấn Print Preview để xem kết quả.
3.7. Tìm lại các bộ lọc sau khi hoàn thành công việc
Nếu sử dụng Autofilter để lọc các bản ghi, bạn đã hoàn thành việc hiển thị các bản ghi đó. Nếu như bạn muốn xem lại một lần nữa, chỉ với thao tác đơn giản là chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Khi muốn tắt Autofilter, chỉ việc chọn Data Filter sau đó bỏ chọn Autofilter.
3.8. Liên kết ảnh tới dãy ô
Bạn có thể sao chép một phạm vi ô và nhanh chóng dán vào trang tính như dạng ảnh. Đây là một cách dễ dàng để hiển thị các ô cụ thể ở các vị trí khác nhau trong bảng. Có thể sử dụng để in các ô trên một trang. Khi các ô liên kết thay đổi, các định dạng này cũng áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, chỉ việc chọn ô chứa dữ liệu gốc, sau đó chọn Menu Edit và nhấn Copy. Tiếp theo chọn ô cần dán ảnh đã chọn, nhấn giữ Shift và bấm Paste Picture Link trong Menu Edit. Kết quả sẽ hiển thị ngay sau đó.
Kế toán Excel được xem là trợ thủ đắc lực trong các nghiệp vụ kế toán.
Có thể thấy rằng, học kỹ năng Excel sẽ giúp nhân viên kế toán hiểu và sử dụng thuần thục hơn. Kỹ năng sử dụng Excel là yêu cầu cơ bản quan trọng nhất đối với công việc kế toán. Hãy trang bị và rèn luyện các kỹ năng sử dụng hàm Excel để có thể trở thành một nhân viên kế toán giỏi.
Nguồn tham khảo:
- news.timviec.com.vn
- Excel.webkynang.vn
- daotaoketoanhcm.com
Tất tần tật về UI Design không nên bỏ qua
