Học Tiếng Anh

5 Bước Giúp Bạn Viết Email Tiếng Anh Thương Mại Chuyên Nghiệp

April 15, 2018

1414

Bạn đã bao giờ phải chật vật suy nghĩ về cách bắt đầu, kết thúc, nên xưng hô như thế nào, diễn giải ra sao trong một email tiếng Anh thương mại chưa?

Nếu bạn vẫn còn những lo lắng, băn khoăn đó thì đừng ngần ngại mà hãy cùng QTS – English tìm hiểu 5 bước giúp bạn viết email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp hơn ngay bên dưới.

Viết email bằng tiếng Anh thương mại cần có những quy chuẩn riêng

Bước 1: Lời chào cao hơn mâm cỗ

Bất cứ làm việc gì, gặp ai thì quy tắc ứng xử cơ bản nhất chính là chào hỏi, vì vậy, bước đầu tiên khi viết email bằng tiếng Anh thương mại chính là lời chào.

Lời chào thường gặp nhất dành cho các email nói chung là:

Dear Ms./Mrs./Mr. + họ của người nhận.
Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, hãy sử dụng “Dear Sir/Madam”.

Bước 2: Chủ động cám ơn người nhận ở đầu email

Chủ động cảm ơn không chỉ giúp bạn ghi điểm mà còn tạo thiện cảm trong mắt người nhận, đặc biệt là các đối tác kinh doanh.

Bạn có thể sử dụng các cụm từ cảm ơn như: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me” khi bạn đang trả lời một email phản hồi).

Bước 3: Đi vào mục đích chính, tránh rườm rà

Để tránh mất thời gian cũng như những hiểu lầm không đáng có cho người đọc thì bạn nên tập trung truyền tải mục đích chính, tránh diễn giải rườm rà, sẽ gây khó hiểu.

Bạn có thể bắt đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…). Sau câu đầu tiên về mục đích, bạn có thể chuyển hẳn sang các nội dung chính của email. Lưu ý, nên sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng, một nghĩa tránh diễn giải dài dòng, lê thê, gây nhàm chán.

Bước 4: Cảm ơn một cách ấn tượng

Thay vì dùng “Thank you” để cảm ơn như thường lệ, thì bạn nên tạo ấn tượng, thiện cảm với người nhận mail bằng những câu như:

Thank you for your patience and cooperation (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị).
Thank you for your consideration (Cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này).

Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm vào các câu như:

If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết).
I look forward to hearing from you (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị).

Để tỏ lòng thiện chí và sự tôn trọng đối với người nhận mail.

Cuối thư bạn nên cám ơn người nhận vì đã đọc thư của mình

Bước 5: Đừng quên dùng một từ trang trọng ở trước chữ ký

Bước cuối cùng khi viết email bằng tiếng Anh thương mại chính là chọn một từ thật trang trọng để đặt trước chữ kỹ của mình. Để vừa khẳng định giá trị bản thân vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Bạn có thể sử dụng các từ như: “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc.

Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.

Trên đây là 5 bước giúp bạn viết email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp, ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện cả 4 kỹ năng Nghe – Nói – Đọc –Viết để không chỉ viết tốt mà còn giao tiếp tự nhiên, và nhanh chóng thăng tiến hơn trong công việc.

Nếu bạn bận rộn với công việc, không có thời gian đến các trung tâm Anh ngữ hay lo sợ các lò luyện Anh văn không uy tín, chất lượng, thì hãy đến với QTS – English.

QTS – English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng Anh căn bản cho người mới bắt đầu 24/7, mọi lúc mọi nơi, mà còn có thời gian luyện viết tiếng Anh thương mại hằng ngày.

Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS – English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS – English chương trình học tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.