Hầu hết trong kinh doanh, chúng ta thường sử dụng email là chính, trong một vài trường hợp, nó có ý nghĩa như là phương tiện liên lạc bằng văn bản. Đối với nhiều sinh viên, việc học tiếng Anh kinh doanh và luyện tập viết email bằng tiếng Anh thương mại là một phần quan trọng trong khóa học của họ.
Trong khi hầu hết chúng ta đều hài lòng với việc viết những email thân mật (không trang trọng) cho bạn bè, mà trong đó có thể có những sai sót ngữ pháp, điều này không đúng khi viết mail cho đồng nghiệp và khách hàng nếu chúng ta muốn tạo ấn tượng tốt. Hoặc ở những nơi có tính chất ngoại giao hơn là giao tiếp thông thường.
Vì vậy, làm thế nào để bạn có thể đảm bảo rằng kỹ năng viết email tiếng Anh thương mại của bạn đạt tiêu chuẩn?
Dưới đây là một số mẹo mà QTS- English muốn chia sẻ với bạn:
1. Dòng tiêu đề:
Luôn luôn có một dòng tiêu đề tóm tắt ngắn gọn và rõ ràng về nội dung của bức thư (ví dụ: Tóm tắt cuộc họp của chúng ta với nhà cung cấp ABC).
2. Những câu hỏi đơn giản:
Đừng làm cho email của bạn trông quá tải bằng cách sử dụng quá nhiều những thuật ngữ kỹ thuật hoặc những từ dài. Thật hữu ích nếu sử dụng câu phức (complex sentences) và những câu ghép có 2-3 mệnh đề độc lập (compound-complex sentences) nhưng phải đảm bảo rằng chúng dễ hiểu.
Sai lầm phổ biến nhất là rất nhiều sinh viên cố gắng dịch trực tiếp từ ngôn ngữ mình dùng. Điều này thường dẫn tới những câu khó hiểu. Một quy tắc phổ biến mà bạn có thể làm quen là sử dụng the Kiss Test – Keep it short and simple (ngắn và đơn giản).
3. Hãy nghĩ đến người đọc mail của bạn là ai:
Là đồng nghiệp, khách hàng hay sếp của bạn? Nên là email thân mật hay trang trọng? Hầu hết những email kinh doanh ngày nay điều có một giọng điệu trung lập. Lưu ý sự khác biệt giữa email thân mật (informal) và email trang trọng (formal):
– Informal – Thanks for emailing me on 15th February
– Formal – Thank you for your email dated 15th February
– Informal – Sorry, I can’t make it
– Formal – I am afraid I will not be able to attend
– Informal – Can you…?
– Formal – I was wondering if you could…?
Một số email cho đồng nghiệp có thể thân mật nếu bạn có mối quan hệ làm việc lâu dài và hiểu rõ họ. Đây là phong cách gần gũi nhất với văn nói, vì vậy có thể dùng những từ hay nói hàng ngày và giọng điệu nhấn mạnh để sử dụng trong những trường hợp này. Ví dụ: ‘Don’t forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheers’.
Người đọc cũng có thể chấp nhận và bỏ qua những lỗi ngữ pháp nhỏ trong email thân mật. Tuy nhiên, nếu viết email cho khách hàng hoặc những đồng nghiệp cấp cao, ngữ pháp tệ và phong cách viết quá thân thiện hầu như không được chấp nhận.
4. Hãy cẩn thận với những chữ cái viết hoa, chấm câu, chính tả và ngữ pháp:
Mặc dù những điều này có thể được chấp nhận trong email thân mật nhưng chúng rất quan trọng trong email kinh doanh vì chúng là một phần quan trọng ảnh hưởng tới hình ảnh mà bạn muốn tạo ra. Hãy dành thời gian để chỉnh sửa nội dung mà bạn đã viết trước khi nhấn nút gửi.
Trong thế giới bận rộn ngày nay, rất dễ để gửi đi những email mà không kiểm tra chúng kỹ lưỡng nhưng với một người học tiếng Anh, bạn nên nỗ lực hết sức để kiểm tra thật kỹ trước khi gửi email.
5. Hãy suy nghĩ về cách đề cập trực tiếp hay gián tiếp mà email bạn muốn viết
Trong một số nền văn hóa, rất phổ biến khi viết một email đề cập trực tiếp. Tuy nhiên, điều này có thể gây ra rắc rối trong một đất nước khác và trong một ngôn ngữ không phải là tiếng mẹ đẻ của bạn. Có thể sự thẳng thắn của bạn làm họ cảm thấy thô lỗ và xúc phạm.
Hãy xem xét những câu bên dưới:
• Direct (Trực tiếp) – I need this in half an hour
• Indirect and polite (Gián tiếp và lịch sự) – Would it be possible to have this in half an hour?
o Direct – There will be a delay
o Indirect – I’m afraid there may be a slight delay
• Direct – It’s a bad idea
• Indirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea
Bằng cách điều chỉnh giọng điệu, cách nói, bạn sẽ có nhiều khả năng nhận được những phản hồi tích cực từ người đọc.
6. Hãy tích cực
Hãy nhìn vào những từ này: helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity.
Giờ hãy nhìn vào những từ này: busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.
Những từ bạn sử dụng cho thấy thái độ của bạn đối với cuộc sống, vì vậy hãy lựa chọn thật khôn ngoan.
7. Nhận phản hồi
Hãy thử và nhận một số phản hồi về các email mà bạn viết. Có thể từ giáo viên tiếng Anh của bạn hoặc từ những người mà bạn biết trình độ tiếng Anh của họ tốt.
Học tiếng Anh trong bất kỳ email nào mà bạn nhận được. Nếu nó là một email được viết chuẩn, hãy xem xét cẩn thận một số ngôn từ được sử dụng.
Sử dụng một quyển sổ tay ghi lại những cụm từ riêng của bạn, cụm từ bạn nghe được, chúng có thể sẽ hữu ích trong tương lai.
Trong thời đại hiện nay, email được xem như một phương tiện truyền đạt thông tin, việc trao đổi bằng email đã trở nên phổ biến. Ngoài ngôn ngữ chính là tiếng Việt thì trong một số trường hợp, khi đối tác, khách hàng của bạn là người nước ngoài thì bạn buộc phải sử dụng các email bằng tiếng Anh để giao tiếp với họ. Vậy làm sao để viết email tiếng Anh thương mại chuẩn mực luôn là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm. Hy vọng với những chia sẻ hữu ích trên, các bạn đã có thêm những kinh nghiệm hữu ích trong việc viết email bằng tiếng Anh.
Nếu bạn muốn biết thêm về tiếng Anh chuyên ngành thương mại hay cách viết thư tiếng Anh thương mại thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với QTS- English. Các khóa học được cá nhân hóa với tài liệu giảng dạy hiện đại, cùng với đội ngũ giảng viên giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ tiếng Anh giao tiếp thương mại một cách hoàn hảo nhất.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.
- Website: https://www.qts.edu.vn/
- Hotline: (028) 38 404 505
- Địa Chỉ: 86 Phạm Viết Chánh, Phường 19, Quận Bình Thạnh
- Liên hệ với chúng tôi tại đây: https://www.qts.edu.vn/contact/lien-he-40
