Việc trao đổi thư tín thương mại bằng email ngày càng phổ biến. Không chỉ các doanh nghiệp quốc tế sử dụng email tiếng Anh thương mại, mà cả những doanh nghiệp trong nước cũng đang ứng dụng rất nhiều.
Vậy làm sao để có một email tiếng Anh thương mại chuẩn, giúp nâng tầm giá trị của công ty bạn? Dưới đây là 8 bước để viết một bức thư thương mại tiếng Anh chuẩn không cần chỉnh.
1. Lựa chọn loại thư cần viết
Thư tín thương mại có người gửi (sender) và người nhận (recipient). Người gửi có thể là một người hoặc một tổ chức, tương tự như vậy đối với người nhận.
Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau:
- Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại): Đây là loại thư viết bởi một người hoặc một tổ chức, không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty người nhận. Khi viết thư khiếu nại, điều quan trọng là phải giữ được giọng văn lịch sự, ngay cả khi bạn đang rất bực mình và có rất nhiều điều muốn phàn nàn.
- Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ,… của công ty khác. Nếu bạn dự định viết một lá thư hỏi về hàng hóa, hãy chắc chắn rằng bạn cần thu thập được càng nhiều thông tin càng tốt. Hãy tạo một checklist (danh sách) các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào nhé.
- Adjustment letters (Thư hòa giải): Được sử dụng khi phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng. Nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được giải quyết (hoặc không). Đây là loại thư khó, bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.
- Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty. Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần chỉnh chu. Nên sử dụng từ ngữ đơn giản, rõ ràng. Tránh các câu văn dài vì chúng sẽ khiến người đọc khó theo dõi và nắm bắt hết ý của người viết.
- Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau.
Dù bạn chọn loại thư nào để viết thì hãy tiếp tục đọc bài viết này, tìm hiểu các bí kíp và mẫu câu bạn có thể sử dụng trong những tình huống cụ thể để trở nên chuyên nghiệp nhé.
2. Gạch đầu dòng các ý chính
Sau khi bạn đã chọn được sẽ viết email tiếng Anh thương mại loại nào, thì điều quan trọng là dừng lại và suy nghĩ. Hãy gạch đầu dòng các ý chính trước khi bạn bắt đầu viết. Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể mất nhiều thời gian hơn đấy.
Một gợi ý nhỏ cho email tiếng Anh thương mại, chính là sửa chữa các lỗi nhỏ như cách dùng từ sẽ đơn giản hơn nhiều so với thay đổi ý chính.
Vì vậy, bước đầu tiên là thu thập tất cả các thông tin liên quan đến nội dung bạn cần viết. Nếu bạn đang viết một bức thư khiếu nại, bạn cần biết chắc chắn vấn đề như thế nào và bạn mong muốn đạt được điều gì.
Nếu bạn đang viết một bức thư đặt hàng, nhớ thu thập đầy đủ thông tin về sản phẩm mà bạn quan tâm.
Tiếp theo, là phần viết các ý chính. Bạn có thể viết cả câu, hoặc chỉ viết các từ khóa nếu như bạn đang vội.
Khi bạn nắm được các ý chính, bạn sẽ biết cần phải viết bao nhiêu đoạn văn. Hãy nhớ, một đoạn văn chỉ diễn tả một ý chính. Điều này sẽ giúp người đọc nắm được ý bạn muốn nói và bức thư của bạn sẽ logic, chặt chẽ hơn. Người đọc cũng sẽ cảm thấy thoải mái khi đọc thư nếu bạn biết cách kết nối các ý chính hợp lý. Lưu ý sử dụng connectors (từ nối) khi chuyển ý giữa các đoạn văn.
3. Sử dụng bố cục và lời chào hợp lý
Viết email bằng tiếng Anh thương mại có những quy định chặt chẽ về bố cục và cách trình bày. Bạn cần có mục người nhận, người gửi và tuân thủ theo một số quy tắc cơ bản sau:
- Bắt đầu với địa chỉ của người gửi: Bạn có thể viết dòng này ở chính giữa văn bản hoặc canh trái. Đừng ghi tên của bạn hoặc chức danh vì vị trí của chúng là ở cuối thư.
- Để cách một dòng và viết ngày gửi ngay dưới địa chỉ của người gửi: Nếu bạn đang viết thư gửi một công ty tại Mỹ, hãy nhớ sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Mỹ theo thứ tự: tháng/ngày/năm.
- Để cách thêm một dòng nữa và viết tên người nhận, vị trí công tác, địa chỉ.
Lưu ý đến cách xưng hô. Dùng Mr. cho nam giới, với phụ nữ thì Miss. cho người chưa có gia đình, Mrs. cho người đã có gia đình, Ms. khi chúng ta chưa biết tình trạng hôn nhân. Tốt nhất là nên sử dụng Ms. khi gửi thư cho nữ giới.
Tham khảo ví dụ dưới đây:
14 Bridge Street
Baviera, California 92908
March 11, 2016
Ms. Jane Smith
Customer Care Manager
Chapman and Litt
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96522
- Bắt đầu bức thư với lời chào hợp lý: Tùy thuộc vào việc bạn đã biết về người nhận hay chưa và mức độ thân thiết của bạn với họ. Trong tiếng Anh – Mỹ, chúng ta sử dụng dấu hai chấm (:) sau lời chào trong những bức thư thương mại trang trọng. Trong tiếng Anh – Anh, chúng ta sử dụng dấu phẩy (,).
Tham khảo ví dụ dưới đây:
Dear Ms. Smith: (Nếu bạn biết tên người nhận).
Dear Jane: (Nếu bạn biết người nhận khá rõ và gọi họ bằng tên đầu – first name).
Dear Sir or Madam: (Nếu bạn không biết tên người nhận).
To Whom It May Concern: (Nếu bạn không biết người nhận cụ thể. Cụm từ này thông dụng hơn “Dear Sir or Madam”. Tốt hơn hết là nên có người liên hệ cụ thể khi viết và gửi thư tín thương mại).
- Kết thúc bức thư một cách hợp lý: Tùy thuộc vào lời chào bạn dùng ở đầu thư. Ví dụ:
(Dear Ms. Smith:) Yours sincerely / Sincerely / Sincerely yours,
(Dear Jane:) Best / Best regards / Kind regards,
(Dear Sir or Madam: / To Whom It May Concern:) Yours faithfully / Faithfully / Faithfully yours,
- Ký tên: Nhớ ghi luôn chức danh của bạn ở đoạn này. Ví dụ:
[Signature]
[Ms.] Rebecca Smith
Director of Acquisitions
4. Sử dụng từ ngữ thích hợp cho mỗi loại thư
Tùy thuộc vào loại thư tín thương mại bạn gửi, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu và cụm từ gợi ý dưới đây:
- Letters of complaint (Thư khiếu nại)
I am writing to complain about… (Tôi viết thư này để phàn nàn về việc…).
I am writing to draw your attention to… (Tôi viết thư này để lưu ý các ngài về việc…).
I recently purchased… from your company (Gần đây tôi có mua sản phẩm… của công ty ngài).
Not only… (did the product arrive late), but… (it was faulty as well) (Không những …(giao hàng muộn), mà … (sản phẩm còn bị lỗi).
As you can imagine, I was quite disappointed/upset when… (Như các ngài thấy, tôi khá là thất vọng/buồn khi …).
I suggest that I get a full refund. (Tôi đề xuất việc hoàn lại tiền).
I feel entitled to a refund (Tôi nhận thấy tôi có quyền được hoàn lại tiền).
I would be grateful if you could give me a refund. (Tôi sẽ cảm thấy biết ơn nếu ngài có thể hoàn lại tiền cho tôi).
I would appreciate it if you could replace the product. (Tôi sẽ rất cảm kích nếu ngài có thể đổi sản phẩm khác).
I look forward to receiving a prompt reply. (Tôi mong sớm nhận được hồi âm).
- Letters of inquiry (Thư hỏi hàng):
I am writing to inquire about… (Tôi viết thư này để hỏi về…).
Would you be kind enough to provide me with some information about… (Ngài có thể vui lòng cung cấp cho tôi một số thông tin về…).
I would be appreciative if you could help me find out… (Tôi sẽ rất cảm kích nếu ngài có thể giúp tôi tìm hiểu về… ).
Could you tell me whether… (Ngài có thể cho tôi biết liệu… ).
I would also be interested in… (Tôi cũng rất hứng thú với… ).
- Adjustment letters (Thư điều chỉnh/ hòa giải):
Please accept our apologies for…(Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho vấn đề …).
We sincerely apologize for… (Chúng tôi thành thật xin lỗi cho việc …).
The mistake was apparently due to… (Sai lầm dường như là do …).
We are currently working on… (Chúng tôi hiện đang làm việc …).
To prevent this from happening again,… (Để ngăn ngừa việc này xảy ra một lần nữa,…).
We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… (Chúng tôi hiểu ngài đã khó chịu như thế nào khi…, nhưng thật không may …).
- Order letters (Thư đặt hàng):
We would like to place an order for… (Chúng tôi hân hạnh đặt đơn hàng cho sản phẩm …).
We look forward to receiving your offer for… (Chúng tôi mong nhận được đề nghị công ty về…).
Could you please confirm the prices for… (Ngài vui lòng xác nhận giá của…).
We are looking forward to your confirmation (Chúng tôi mong nhận được xác nhận của công ty ngài).
5. Kiểm tra lỗi chính tả
Khi viết một bức thư thương mại thì chính tả là điều vô cùng quan trọng. Nếu có thể, hãy sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả để chắc chắn rằng bạn không mắc lỗi này. Ví dụ như trang web này chẳng hạn:https://www.jspell.com/public-spell-checker.html
Nếu bạn đang viết thư thương mại như một phần của bài kiểm tra thì hãy tránh các lỗi chính tả bằng cách thay thế các từ mà bạn cảm thấy không chắc chắn bằng một từ khác. Ví dụ, nếu bạn không cảm thấy tự tin khi sử dụng từ occur, bạn có thể dùng từ happen để thay thế.
Lưu ý một điều nữa là, nên tìm hiểu về sự khác nhau giữa tiếng Anh – Anh và tiếng Anh – Mỹ để gây ấn tượng tốt với người mà bạn đang định gửi thư.
6. Kiểm tra lỗi ngữ pháp
Sai ngữ pháp là một vấn đề rất thường gặp trong các bài viết tiếng Anh nói chung và thư thương mại tiếng Anh nói riêng. Không có cách nào khác là bạn phải học các quy tắc và thực hành càng nhiều càng tốt. Bạn có thể mua các sách ngữ pháp trên thị trường (English Grammar in use, How English works …) hoặc luyện tập thông qua trang web có các bài tập online.
Trông có vẻ khó nhằn nhưng cũng đừng quá lo lắng. Ngữ pháp tiếng Anh tương đối phức tạp, và ngay cả người bản ngữ đôi lúc cũng cảm thấy lúng túng với các lỗi ngữ pháp. Để đảm bảo văn bản thương mại của bạn không mắc lỗi ngữ pháp, QTS – English gợi ý cho bạn một công cụ rất hiệu quả để kiểm tra lỗi: https://app.grammarly.com/ phần mềm này sẽ kiểm tra, làm nổi bật các lỗi và đưa ra gợi ý sửa lỗi giúp bạn.
7. Kiểm tra lỗi dấu câu
Để tìm ra hết các lỗi chính tả, ngữ pháp, dấu câu,… trong cùng một lúc là điều không đơn giản. Vì vậy, hãy cố gắng đọc lại thư của bạn nhiều lần và chia các lần ra, mỗi lần tìm một loại lỗi. Dưới đây là một số lỗi về dấu câu mà nhiều người hay mắc phải:
- Quên dấu phẩy (,)
Lỗi: We tried emailing them but there was no reply.
Sửa: We tried emailing them, but there was no reply.
Giải thích: Nếu bạn không biết chắc chắn khi nào thì dùng dấu phẩy, thì hãy thử cách chia nhỏ câu văn của mình ra: We tried emailing them. There was no reply. Như vậy dễ hiểu hơn phải không nào? Nếu như bạn vẫn chưa chắc chắn, thì hãy đọc câu đó lên. Thêm dấu phẩy vào những chỗ bạn ngừng lại.
- Sử dụng dấu chấm than và biểu tượng
Lỗi: I was extremely upset when I received a faulty product!
Sửa: I was extremely upset when I received a faulty product.
Giải thích: Dấu chấm than và biểu tượng chỉ hay sử dụng trong các văn bản mang tính thân mật, vì vậy bạn nên tránh sử dụng chúng trong những email tiếng Anh thương mại.
- Sử dụng quá nhiều hoặc không có dấu cách
I haven’t applied for a job before, but I’ll give it a try now. I’m not sure if I’m qualified, though.
Khi đánh máy, chúng ta chỉ sử dụng một dấu cách sau dấu phẩy, dấu chấm và không có dấu cách ở trước.
8. Canh chỉnh email
Hãy để phần canh chỉnh làm cuối cùng, bởi nó tốn ít thời gian hơn. Hầu hết thư tín thương mại sử dụng một cấu trúc cố định, được căn lề trái (left justified) và cách dòng đơn (single spaced). Bạn nên sử dụng cách dòng đôi giữa hai đoạn văn để dễ nhìn hơn. Phông chữ thông dụng nhất là Times New Roman 12, hoặc Arial.
Tất cả chỉ có vậy thôi! Chỉ cần làm theo các bước trên, việc viết email thương mại sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy nhớ rằng, dù bạn có biết người đọc thư hay không, thì việc tỏ ra thân thiện cũng đồng nghĩa với chuyên nghiệp đấy.
Đối với những bạn muốn nâng cao cả 4 kỹ năng Nghe – Nói – Đọc – Viết, bạn có thể tham gia vào chương trình tiếng Anh online thế hệ mới của QTS – English. Khóa học này được thiết kế nhằm giúp học viên học tiếng Anh một cách tự tin và hiệu quả.
QTS – English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng Anh căn bản cho người mới bắt đầu hiệu quả mà còn giúp bạn có thời gian học tiếng Anh online với giáo viên nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi.
Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS – English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.
QTS – English chương trình học Tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.
- Website: https://www.qts.edu.vn/
- Hotline: (028) 38 404 505
- Địa Chỉ: 86 Phạm Viết Chánh, Phường 19, Quận Bình Thạnh
- Liên hệ với chúng tôi tại đây: https://www.qts.edu.vn/contact/lien-he-40
