Trong quá trình kinh doanh, chắc chắn doanh nghiệp của bạn không thể tránh khỏi những sự cố khiến đối tác và khách hàng không hài lòng. Một cuộc gọi hoặc email xin lỗi và lời hứa khắc phục là vô cùng quan trọng để tạo lòng tin cho công ty.
Đặc biệt đối với các đối tác và khách hàng nước ngoài, việc gửi thư thương mại bằng tiếng Anh để xin lỗi đạt chuẩn là rất cần thiết cho mục đích thể hiện lời xin lỗi chân thành.
Những điều cần lưu ý khi viết thư xin lỗi trong Email tiếng Anh thương mại
– Khi viết thư xin lỗi, bạn cần bỏ đi lòng tự trọng cũng như kiêu căng của bản thân.
– Sử dụng từ ngữ phù hợp với những hoàn cảnh khác nhau và đối tượng khác nhau.
– Cố gắng nhận lỗi và đừng đổ lỗi cho ai. Điều đó cho thấy sự tinh thần trách nhiệm của bạn và công ty.
– Cố gắng đừng viết quá ngắn, điều này có thể khiến lá thư có vẻ không chân thành.
Cấu trúc của một lá thư xin lỗi
Cách viết thư tiếng Anh thương mại để xin lỗi đạt chuẩn gồm các thành phần chính:
- Địa chỉ và lời chào.
- Mở đầu.
- Nội dung thư.
- Kết thúc thư.
1. Địa chỉ và lời chào
Đây là nội dung trong phần mở đầu của tất cả các loại thư. Địa chỉ được viết ở góc trái đầu trang thư là địa chỉ của người nhận thư trong khi địa chỉ của người gửi sẽ được viết ở góc phải đầu thư.
Dưới phần địa chỉ là lời chào. Đối với người nhận là người thân quen thì bạn có thể viết Dear [name] còn nếu bạn không biết tên người nhận thì bạn nên viết Dear [Mr/Ms] và kết hợp giữa [Mr/Ms] và [name] sẽ dành cho lối viết trang trọng và bạn đồng thời biết tên người nhận.
2. Mở đầu
Trong cách viết thư tiếng Anh thương mại đúng chuẩn, ở phần mở thư bạn sẽ viết câu xin lỗi chân thành của mình và lý do mà bạn muốn xin lỗi hoặc lý do bạn viết thư này.
Bạn có thể mở đầu bằng “I wanted to write you a letter to apologize for what i did. ______” hoặc “Please accept my sincere apology for ______”. Sau đó là lý do mà bạn muốn viết lá thư xin lỗi.
3. Nội dung thư
Nội dung sẽ bao gồm khá nhiều nội dung như trình bày sự việc, thể hiện bạn rất tiếc vì những gì đã xảy ra, trình bày quan điểm của bạn về sự việc và đưa ra những giải pháp để khắc phục lỗi lầm của bạn.
Trình bày sự việc
Bạn sẽ kể lại câu chuyện đã xảy ra thế nào và hãy cố gắng thật thành thật về các chi tiết trong câu chuyện. Tỏ ra bạn thật sự lấy làm tiếc về mọi chuyện sẽ giúp người đọc tin vào sự thành khẩn của bạn.
Ví dụ bạn có thể mở đâu bằng câu: “What I did last weekend was horribly inappropriate, disrespectful, and wildly selfish._____”.
Thể hiện sự nuối tiếc
Ở phần này, bạn sẽ thể hiện thật rõ ràng mình cảm thấy có lỗi thế nào.
Từ ngữ dùng để diễn đạt lời xin lỗi:
- I apologize for…
- Please accept my sincere apology for…
- I am deeply sorry for…
- I really owe you an apology for…
- I’m sorry about…
Quan điểm của bạn
Đây là phần không bắt buộc vì tùy theo hoàn cảnh sự việc mà bạn sẽ viết thêm. Có thể bạn không cố ý gây ra lỗi hoặc theo một cách khách quan thì không hoàn toàn là lỗi của bạn. Tuy nhiên, trong cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn, bạn nên vẫn giữ giọng văn khách quan và vẫn thể hiện sự xin lỗi khi viết.
Giải pháp khắc phục
Sẽ rất tốt nếu bạn có thể đề xuất những cách để sửa lỗi hoặc giảm bớt những tổn hại, tổn thương mà bạn gây ra. Đưa ra các giải pháp thiết thực mà bạn có thể thực hiện sẽ giúp người đọc cảm thấy bạn đang chịu trách nhiệm cho lỗi của mình, bao gồm giải pháp khắc phục chứng tỏ bạn đã hiểu khá sâu về cách viết thư thương mại bằng tiếng Anh để xin lỗi đúng chuẩn rồi đấy.
Từ ngữ để đưa ra lời đề nghị hay cam kết của mình nhằm sửa lỗi sai:
- I would like to…
- I hope…
- I promise…
- We are happy to offer you…
- I look forward to
- Could we make another…?
4. Kết thư
Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn cần có kết thư. Trong phần này, bạn sẽ viết một lời hứa về việc bạn sẽ sửa lỗi cũng như không để sự việc tương tự xảy ra là vô cùng cần thiết. Sau đó, bạn sẽ ký tên và cung cấp thông tin để người nhận liên lạc (nếu cần).
Trên đây là những lưu ý giúp bạn có thể hoàn thành một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh thương mại đạt chuẩn. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình và đang băn khoăn không biết học tiếng Anh ở đâu tốt hãy đến với QTS – English.
QTS – English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn luyện nghe tiếng Anh online hiệu quả mà còn giúp bạn có thể luyện nói tiếng Anh online với người nước ngoài24/7, mọi lúc mọi nơi.
Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS – English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.
QTS – English chương trình học Tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.
- Website: https://www.qts.edu.vn/
- Hotline: (028) 38 404 505
- Địa Chỉ: 86 Phạm Viết Chánh, Phường 19, Quận Bình Thạnh
- Liên hệ với chúng tôi tại đây: https://www.qts.edu.vn/contact/lien-he-40
