Tin học văn phòng hiện đang là một kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết trong các lĩnh vực ngành nghề. Nếu như bạn đang còn là sinh viên, việc bỏ lỡ việc học kỹ năng tin học văn phòng sẽ khiến bạn bỏ lỡ đi nhiều cơ hội tốt trong học tập và công việc sau này. Vậy những lợi ích khi có kỹ năng này là gì, hãy tham khảo bài viết dưới đây cùng với các khóa tin học văn phòng liên quan bạn nhé!
Việc bỏ lỡ kỹ năng tin học văn phòng sẽ khiến bạn mất đi nhiều cơ hội trong tương lai.
1. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Để tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng này, chúng ta cần xác định chính xác kỹ năng tin học văn phòng là gì. Đây có thể coi là một nhánh nhỏ trong lĩnh vực Công nghệ thông tin vô cùng rộng lớn (hay còn gọi là Information Technology – IT).
Kỹ năng này sẽ chú trọng đến các khả năng xử lý công việc và các thông tin thông qua nền tảng máy tính hoặc các thiết bị điện tử. Các thao tác này thường được sử dụng nhiều trong công việc văn phòng như: thao tác với số liệu, văn bản, các bảng tính, bảng thống kê,…
Kỹ năng tin học văn phòng chú trọng đến khả năng xử lý công việc trên nền tảng máy vi tính.
Tin học văn phòng sẽ gồm những công cụ cơ bản của Microsoft Office như: Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Access, Excel,…và các phần mềm cơ bản khác theo từng chuyên ngành để phục vụ cho các công việc văn phòng với từng mục đích khác nhau.
Theo như thống kê của các nhà quản lý trên thế giới hiện nay thì tất cả các chuyên gia cấp cao hoặc đầu ngành đều phải sử dụng công cụ Excel để có thể quản lý lượng công việc hàng ngày. Hầu hết tất cả mọi người đều thường xuyên sử dụng công cụ của Microsoft Office với bộ ba Word – Powerpoint – Excel. Có thể nói thì đây là một kỹ năng không thể thiếu nơi công sở.
Tin học văn phòng là kỹ năng không thể thiếu trong môi trường công sở.
2. Hiểu về các kỹ năng tin học văn phòng
Để có thể thành thạo hơn về kỹ năng này, đầu tiên bạn phải thuần thục cách sử dụng 3 công cụ cơ bản là Word, Excel và PowerPoint.
Kỹ năng Word trong tin học văn phòng bao gồm:
- Là công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến
- Cho phép người sử dụng làm việc trên các văn bản thô như text với các hiệu ứng, phông chữ, màu sắc, đồ họa và nhiều hiệu ứng đa dạng khác, giúp cho việc soạn thảo trở nên thuận lợi.
Kỹ năng Excel trong tin học văn phòng:
- Là chương trình xử lý bảng tính bởi các dòng và cột, nhập các dữ liệu hoặc các công thức tính toán từ cơ bản đến phức tạp trong Excel.
- Có nhiều tính năng ưu việt, thân thiện với người dùng, chức năng chủ yếu đó là thiết lập, xử lý các bảng tính và thực hiện các thao tác tính toán số liệu.
Kỹ năng PowerPoint trong tin học văn phòng:
- Bao gồm bộ soạn thảo văn bản cùng với thiết lập một hệ trình chiếu cho các văn bản.
- Công cụ đơn giản để có thể vẽ hình khối, biểu đồ, tạo các link liên kết hoặc các hiệu ứng chuyển động.
- Phục vụ cho các bài thuyết trình ở nhiều lĩnh vực như giáo dục, kinh doanh, hội thảo,…
3. Lợi ích khi trang bị kỹ năng tin học
Như đã biết, trong thời đại công nghệ 4.0 khi các thiết bị công nghệ thông tin được phổ biến và được ứng dụng trong hầu hết các công việc khác nhau thì kỹ năng tin học văn phòng thành thạo là một yêu cầu tối thiểu đối với tất cả các ứng viên khi đi xin việc, đặc biệt là các công việc liên quan đến hành chính hoặc công sở.
Sử dụng tin học văn phòng thành thạo là yêu cầu tối thiểu đối với các ứng viên khi đi xin việc.
Việc thành thạo các kỹ năng cơ bản của tin học văn phòng cũng như biết cách sử dụng và thao tác tốt trên các phần mềm Microsoft Office sẽ cho bạn các lợi ích sau:
Đối với giáo dục:
- Tin học cơ bản là công cụ cần thiết được tất cả sinh viên sử dụng xuyên suốt để làm tiểu luận, báo cáo, khóa luận tốt nghiệp và các bài thuyết trình môn học.
- Ngoài ra, nó còn là cơ hội tốt để bạn rèn luyện kỹ năng mềm về các thao tác cơ bản trên máy tính trước khi bước vào thị trường lao động trong tương lai.
- Có kỹ năng tin học văn phòng sẽ giúp sinh viên có thêm nhiều lợi thế hơn trong mắt các nhà tuyển dụng, đặc biệt là đối với các công việc hành chính.
Đối với công việc:
- Có được công việc tốt cùng với mức lương ổn định.
- Xử lý các vấn đề cơ bản trên máy tính, sửa các lỗi cơ bản khi làm việc trên máy. Đồng thời công việc cũng được xử lý nhanh chóng hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian.
- Tăng khả năng thăng tiến trong công việc, tạo cho bạn nhiều cơ hội thuận lợi để ứng tuyển vào các công việc tốt hơn hoặc có thể được tăng lương.
Đối với đời sống:
- Nhờ có kỹ năng này mà đời sống con người trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều
- Có thể tìm kiếm và truy cập các nguồn tài nguyên phong phú, mở mang tri thức.
- Hỗ trợ công việc kết nối và liên lạc khi cần thiết.
- Xử lý thông tin, soạn thảo văn bản và chuẩn bị các bài thuyết trình một cách nhanh chóng.
Thành thạo kỹ năng tin học sẽ đem lại cho bạn nhiều thuận lợi trong cuộc sống.
4. Những kỹ năng tin học văn phòng cần biết
Nếu bạn đang làm công việc văn phòng hoặc đơn giản là muốn tích lũy cho mình kỹ năng cho công việc sau này, đừng bỏ qua những kỹ năng tin học vô cùng cơ bản nhưng không phải ai cũng biết sau đây nhé, có được nó sẽ giúp đem lại cho bạn hiệu suất làm việc tốt và nhanh chóng hơn:
- Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy vi tính: Phím tắt trên máy tính rất hữu ích trong những ứng dụng có nhiều tính năng như Microsoft Word. Có kỹ năng này sẽ giúp bạn xử lý công việc đơn giản và nhanh gọn hơn. Bạn có thể tham khảo các khóa tin học văn phòng cơ bản trên Internet để biết thêm về cách sử dụng các phím tắt nhé.
- Kỹ năng sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội (Facebook, Instagram,…): các phương tiện này đóng vai trò rất quan trọng trong thời đại công nghệ, đặc biệt được sử dụng phổ biến với các ngành nghề như quảng cáo, tiếp thị, truyền thông marketing,…
- Kỹ năng sao lưu dữ liệu: nghe có vẻ đây là một thao tác đơn giản nhưng trên thực tế, hầu hết các dữ liệu được làm việc trên công cụ tin học đều rất quan trọng. Bạn nên thành thạo kỹ năng sao lưu dữ liệu trên ổ cứng, máy, đĩa,..để đảm bảo việc khôi phục lại khi có sự cố xảy ra.
- Kỹ năng sử dụng bộ ba Word – Excel – PowerPoint: nói đến tin học văn phòng thì hầu hết chúng ta đều phải sử dụng qua một trong những phần mềm này. Các kỹ năng này hỗ trợ rất nhiều trong mọi lĩnh vực giáo dục, công việc,…Bạn phải đảm bảo việc trang bị thật chắc cho mình những kỹ năng này trước khi xin vào một môi trường công việc văn phòng nào.
Bạn nên trang bị thật chắc các kỹ năng tin học văn phòng trước khi bước vào môi trường công việc văn phòng.
5. Các khóa học kỹ năng tin học cực hữu ích cho dân văn phòng
Tuy nhiên, nếu chưa thành thạo các kỹ năng kể trên, bạn nên xem xét đến việc tham gia các khóa tin học văn phòng để tiện hơn trong công việc sau này. Beto xin mách bạn các khóa học vô cùng cần thiết nhé:
- Khóa học tin học văn phòng cho người đi làm: nếu bạn đang đi làm hoặc đang trong quá trình xin việc thì khóa học này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các kỹ năng tin học, đánh mạnh vào yêu cầu công việc của bạn. Ở Unica hiện đang có khóa học với chuyên đề “Bí quyết ứng dụng tin học và các thủ thuật tối ưu công việc kinh doanh online” vô cùng hấp dẫn và bổ ích.
- Khóa học powerpoint: giúp bạn biết cách thiết kế hình ảnh, khởi tạo video chuyên nghiệp mà không cần sử dụng tới các ứng dụng chuyên sâu như Photoshop. Học viên sẽ biết cách trình bày và thiết kế các bài thuyết trình ấn tượng, thu hút, ghi điểm và tạo ấn tượng tốt.
- Khóa học word online: với chuyên đề “Soạn thảo văn bản với Word 365 từ A tới Z” tại Unica, bạn sẽ được nắm vững chuyên sâu các kỹ năng soạn thảo trên Word, biết cách sử dụng tối ưu các tính năng của nó cho công việc, tạo tiền đề vững chắc mang lại nhiều cơ hội cho bạn trong sự nghiệp.
- Khóa học kỹ năng excel: tại Unica, khóa học “Làm chủ Excel qua 100 chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao” đang được nhiều người chọn học bởi nó giúp bạn tự tin hơn vào kiến thức Excel, nắm các thao tác chỉnh sửa và không còn lo ngại khi làm việc với hàm khó trong công việc. Ngoài ra, có kỹ năng này sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với nhà lãnh đạo, tạo cơ hội thăng tiến cao.
Xem thêm:
Mẹo học excel nhanh nhất cho người mới bắt đầu
Hãy tham khảo thêm về các khóa học bổ sung kỹ năng quan trọng này.
Không chỉ cần thiết trong lĩnh vực văn phòng, kỹ năng tin học cũng rất quan trọng với ai có dự định thi các bài thi công chức hoặc đối với các bạn sinh viên sắp ra trường cần bổ sung thêm kỹ năng trong hồ sơ xin việc. Để có hành trang vững chắc cho sau này, bạn nên tham khảo và đăng ký các khóa tin học văn phòng để bổ sung các kỹ năng còn thiếu cho mình, đồng thời tạo cho mình nhiều cơ hội hơn trong tương lai nhé. Chúc bạn học tốt!
Nguồn tham khảo:
- ptic.com.vn
- news.timviec.com.vn
- sinhvientphcm.com
- 123job.vn
