Chúng ta vẫn luôn sử dụng các kỹ năng giao tiếp thông qua việc trò chuyện với mọi người xung quanh hằng ngày. Do đó, việc giao tiếp khiến chúng ta cảm thấy nó thật đơn giản và quen thuộc. Nhưng giao tiếp trong cuộc sống thường ngày khác xa với giao tiếp trong kinh doanh.
Việc giao tiếp trong kinh doanh được xem là một bộ môn không dễ dàng gì và rất nhiều người đã phải đăng ký các khóa học kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh để học chúng. Vậy nên để thành công giao tiếp trong môi trường kinh doanh, chúng ta cần phải trang bị những kỹ năng nào, hãy cùng đội ngũ Beto điểm qua 8 kỹ năng cần thiết sau đây.
Xem thêm:
- Những nguyên tắc quan trọng trong kỹ năng giao tiếp bạn nên biết
- Hiểu về kỹ năng đàm phán trong kinh doanh
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bao gồm nhiều các kỹ năng khác cấu thành
1. Kỹ năng ăn mặc và sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngoại hình chính là ấn tượng đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn cần chuẩn bị để gặp gỡ và giao tiếp với khách hàng. Có thể bạn không đẹp hoặc không mấy nổi trội, nhưng nó không đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ chấp nhận một đối tác có vẻ ngoài xộc xệch và lôi thôi.
Hãy ăn mặc một cách chỉn chu, lịch sự và sạch sẽ để khách hàng có thiện cảm với mình. Ngoài trang phục ra, bạn cũng nên chú ý đến cách đi đứng và biểu cảm trên gương mặt của mình, không khua tay múa chân quá nhiều và chỉ nên sử dụng tay để minh họa một cách nhã nhặn mà thôi. Những thứ tưởng chừng như nhỏ nhặt này lại chính là chìa khóa quan trọng nhất của một cuộc trò chuyện trong kinh doanh.
Ngoại hình và ngôn ngữ cơ thể là ấn tượng đầu tiên rất quan trọng trong giao tiếp kinh doanh
2. Kỹ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe là một kỹ năng vô cùng quan trọng và nhất định phải có nếu bạn muốn giao tiếp thành công. Nếu như nói kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể là ấn tượng đầu tiên, thì kỹ năng lắng nghe lại là kỹ năng quyết định thành bại.
Bản chất của một người có kỹ năng giao tiếp tốt là biết lắng nghe chứ không phải chỉ nói hay. Giả sử rằng khi bạn gặp một khách hàng, bạn nói thao thao bất tuyệt với vị khách ấy về những dự án bạn đang thực hiện, hoặc bạn kể lể về các sản phẩm công ty đang bán, nhưng cái quan trọng nhất, vị khách kia có thật sự quan tâm hay không. Thay vào đó, hãy lắng nghe câu chuyện của họ trước để hiểu họ đang nghĩ gì và đang muốn gì, sau đấy tìm cách lồng ghép những việc mình muốn trao đổi vào câu chuyện sau.
Những người biết lắng nghe trong giao tiếp sẽ không ngắt lời nhau. Tuy nhiên, việc chỉ ngồi và lắng nghe có thể khiến cho đối phương suy nghĩ rằng liệu bạn có thực sự đang lắng nghe và hiểu những gì họ nói hay không. Vì thế, trong khi lắng nghe, hãy tương tác với đối phương bằng các cử chỉ như gật đầu, mỉm cười, ngạc nhiên chẳng hạn để họ biết rằng bạn quan tâm đến câu chuyện của họ. Điều này không chỉ giúp thể hiện bạn là người lịch sự và tôn trọng đối tác mà còn giúp bạn có thêm một vài thông tin từ họ.
Để có thể rèn luyện tốt kỹ năng lắng nghe, bạn cần phải giao tiếp thật nhiều trong cuộc sống, tập lắng nghe từ những người xung quanh rồi từ đó rèn luyện kỹ năng này, bởi vì để học kỹ năng giao tiếp, ngoài việc đăng ký các khóa học, chúng ta cũng có thể rèn luyện từ chính môi trường xung quanh mình.
Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng vô cùng quan trọng trong giao tiếp
3. Kỹ năng quan sát
Nếu như có điều kiện học một khóa học kỹ năng giao tiếp, ắt hẳn bạn sẽ được các thầy cô hoặc chuyên gia dạy qua kỹ năng này – kỹ năng quan sát.
Có kỹ năng quan sát tốt sẽ giúp quá trình giao tiếp của bạn đạt được hiệu quả tốt nhất. Một khi biết cách quan sát, bạn sẽ nhận ra được cảm xúc của đối phương và tìm cách điều chỉnh phản ứng của mình để phù hợp khi giao tiếp. Khi đối tác đang tức giận thì hãy ngừng nói hoặc tìm cách giúp họ bình tĩnh hơn, còn nếu họ đang buồn thì tìm cách an ủi, hoặc nếu họ đang khó chịu thì hãy thử chuyển chủ đề trò chuyện để thay đổi tâm trạng.
Chúng ta có thể quan sát bằng cách để ý ánh mắt, nét mặt, nụ cười, cử chỉ, tư thế của đối phương. Đặc biệt với những người làm trong ngành sales và marketing, quan sát khách hàng sẽ giúp họ nhận ra khi nào khách hàng có xu hướng “rung động”, có nghĩa là sản phẩm mà bạn đang giới thiệu có tác động đến họ. Một khi nhận thấy có dấu hiệu mềm lòng từ khách hàng, đây cũng là lúc quyết định nhất, đánh vào tâm lý khách hàng bằng cách đưa ra thêm những ưu đãi hoặc lời mời gọi mua hàng thật hời cho họ.
Quan sát cảm xúc của đối tác để điều chỉnh câu chuyện giao tiếp cho phù hợp
4. Kỹ năng chào hỏi
Kỹ năng chào hỏi là cánh cửa đầu tiên để bắt đầu một mối quan hệ mới. Việc chào hỏi có thể giúp cho một mối quan hệ không chỉ dừng lại là ở mức độ xã giao, làm ăn. Kỹ năng chào hỏi nên được áp dụng linh hoạt cho từng đối tượng trong từng tình huống khác nhau: đối tác mới gặp lần đầu, đối tác bạn bè, đối tác quan trọng,..
Khi bạn gặp đối tác, không nên giữ vẻ mặt quá căng thẳng hoặc quá nghiêm nghị, mà hãy mỉm cười và tiếp cận họ thân thiện. Cách thức này sẽ giúp bạn chiếm được thiện cảm của đối tác và giúp bạn bắt đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ và thuận lợi.
Kỹ năng chào hỏi tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng
5. Kỹ năng đặt câu hỏi
Khi giao tiếp với đối tác, không phải họ nói gì bạn cũng hiểu và ngược lại. Hoặc có một số vấn đề bạn có cách nhìn nhận đối lập với họ. Đặt câu hỏi là một cách để chúng ta hiểu câu chuyện sâu hơn hoặc đánh giá câu chuyện theo một chiều hướng khác.
Nếu muốn biết thông tin bạn chưa biết, hãy đặt câu hỏi mở để đối phương trả lời theo quan điểm của họ. Nếu muốn xác nhận lại thông tin mà bạn đã biết, hãy đặt câu hỏi đóng để nói ra quan điểm của mình trước và xem đối phương có đồng tình với mình không. Hoặc khi bạn thấy đối phương nói một cái gì đó có vẻ chưa đúng chẳng hạn, hãy đặt một câu hỏi tại sao để cùng nhau tìm ra vấn đề trong lập luận của họ.
Khi đặt câu hỏi, nếu thấy đối phương không muốn trả lời, hãy đổi chủ đề câu chuyện. Vì cảm xúc mỗi người là khác nhau và bạn nên tôn trọng điều đó.
Đặt câu hỏi thông minh để khai thác thông tin từ đối tác
6. Kỹ năng truyền đạt
Nếu chỉ lắng nghe thôi thì không được gọi là giao tiếp, vì thế ngoài việc cần biết cách lắng nghe thì còn phải biết bày tỏ ý kiến, truyền đạt suy nghĩ và cảm xúc của mình để đối phương hiểu. Bạn cần học cách truyền đạt một cách rõ ràng và nhất quán, tránh dài dòng, dễ hiểu.
Khả năng truyền đạt tốt là khi nói phải điêu luyện, lịch sự, phù hợp với văn hóa kinh doanh và người nghe sẽ dễ dàng hiểu được điều mình muốn truyền tải là gì. Đây là kỹ năng không phải ai cũng có, vì nó phụ thuộc rất nhiều vào kiến thức cá nhân, cách sắp xếp câu từ của người nói.
Kỹ năng truyền đạt có thể học thông qua nhiều cách như xem các diễn giả nổi tiếng và học theo cách nói chuyện của họ, hoặc là đăng ký khóa học kỹ năng giao tiếp online chẳng hạn.
Hãy sử dụng ngôn từ rõ ràng và dễ hiểu để truyền đạt quan điểm của mình
7. Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
Chúng ta luôn nên nhớ rằng: Cảm xúc của mỗi người là khác nhau. Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng, bạn đừng để cảm xúc cá nhân mình chi phối cuộc trò chuyện. Nó sẽ làm cuộc trò chuyện tệ hơn, và bạn có thể bị coi là một người bất lịch sự. Giao tiếp trong kinh doanh tuy không quá khó nhưng cũng không nên xem nhẹ.
Một khi bạn nói điều gì đó với đối tác, họ sẽ nghĩ là bạn đã chuẩn bị điều này rồi. Nếu như bạn nhận thấy khách hàng nói gì không đúng và bạn phản bác điều đó ngay lập tức hoặc nổi giận với họ, nó sẽ làm cho đối tác khó chịu và không hài lòng về bạn. Không chỉ ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn giữa 2 bên mà còn tác động rất nhiều đến hình ảnh kinh doanh của bạn và công ty bạn.
Đừng để cảm xúc chi phối cuộc trò chuyện
8. Kỹ năng sử dụng ngôn từ
Ngôn từ dùng để giao tiếp trong kinh doanh cần phải chuẩn và phù hợp văn hóa kinh doanh. Sẽ có nhiều thuật ngữ trong kinh doanh được dùng đặc thù, và bạn nên sử dụng chúng một cách thành thạo để chứng minh bản thân chuyên nghiệp về lĩnh vực của mình.
Bạn không cần phải nói quá nhiều để thể hiện rằng bạn rất giỏi và đang kiểm soát cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào thì nên nói và khi nào thì không nên. Ngôn từ giao tiếp trong kinh doanh cũng cần lịch sự và trang trọng hơn so với cách giao tiếp thông thường.
Ngôn từ có sức mạnh chứng minh bạn là một người chuyên nghiệp
Xem thêm:
Tóm lại, qua bài viết trên, mong rằng sẽ giúp các bạn bỏ túi được những kỹ năng cần thiết cho việc giao tiếp trong kinh doanh để có thể giao tiếp hiệu quả hơn, gặt hái được nhiều thành công trong công việc. Và đối với các bạn nào ở TPHCM, các bạn có thể tìm và đăng ký với đội ngũ Beto để học kỹ năng giao tiếp ở TPHCM, đảm bảo sẽ đem lại cho các bạn một khóa học vô cùng tâm huyết và chất lượng.
Nguồn tham khảo:
- camnanggiaoduc.org
- edu2review.com
